医疗器械注册质量管理体系核查程序


发布时间: 2018年02月11日 

  项目名称:医疗器械注册质量管理体系核查

  编号:京食药监备-24(械)

  办理机关:北京市食品药品监督管理局(委托北京市医疗器械技术审评中心,以下简称市器审中心)

  依据:

  1.《医疗器械监督管理条例》(中华人民共和国国务院令第650号)

  2.《医疗器械注册管理办法》(国家食品药品监督管理总局令第4号第三十四条、第五十一条)

  3.《体外诊断试剂注册管理办法》(国家食品药品监督管理总局令第5号第四十四条、第六十三条)

  4.《国家食品药品监督管理总局关于发布医疗器械生产质量管理规范的公告》(2014年第64号)

  5.《国家食品药品监督管理总局关于发布医疗器械生产质量管理规范附录无菌医疗器械的公告》(2015年第101号)

  6.《国家食品药品监督管理总局关于发布医疗器械生产质量管理规范附录植入性医疗器械的公告》(2015年第102号)

  7.《国家食品药品监督管理总局关于发布医疗器械生产质量管理规范附录体外诊断试剂的公告》(2015年第103号)

  8.《国家食品药品监督管理总局关于发布医疗器械生产质量管理规范附录定制式义齿的公告》(国家食品药品监督管理总局公告2016年第195号)

  9.《食品药品监管总局关于印发境内第三类医疗器械注册质量管理体系核查工作程序(暂行)的通知》(食药监械管〔2015〕63号)

  10.《食品药品监管总局关于印发医疗器械生产质量管理规范现场检查指导原则等4个指导原则的通知》(食药监械监〔2015〕218号)

  11.《食品药品监管总局关于印发医疗器械生产质量管理规范定制式义齿现场检查指导原则的通知》(食药监械监〔2016〕165号)

  12.《食品药品监管总局关于印发创新医疗器械特别审批程序(试行)的通知》(食药监械管〔2014〕13号)

  13.《北京市食品药品监督管理局关于全面实施医疗器械生产质量管理规范的通知》(京食药监械监[2016]10号)

  14.《北京市食品药品监督管理局关于印发<北京市医疗器械快速审评审批办法(试行)>的通知》(京食药监械监[2016]36号)

  收费标准:不收费

  期限:自接收注册申请人符合要求的申报资料且收到《医疗器械注册质量管理体系核查通知》(以下简称《体系核查通知》)起30个工作日(不含送达期限)

  申请与移送3个工作日(不计算在体系核查工作时限内)

  资料审查17个工作日(不计算在体系核查工作时限内)

  现场核查20个工作日

  复核5个工作日

  核准5个工作日

  送达10个工作日(送达期限)

  适用范围:第二、三类医疗器械注册质量管理体系核查由北京市食品药品监督管理局受理

  办理程序:

  申请医疗器械注册质量管理体系核查的注意事项:

  1.第三类医疗器械注册质量管理体系现场核查具体要求应符合《境内第三类医疗器械注册质量管理体系核查工作程序(暂行)》规定;第二类医疗器械注册质量管理体系现场核查遵照上述规定执行;

  2.对于产品首次注册的,注册申请人应当在注册申请受理后10个工作日内向北京市食品药品监督管理局提交体系核查资料;

  3.对于产品注册许可事项变更的,且通过技术审评判定需要开展体系核查的,注册申请人应在接到《体系核查通知》后,向北京市食品药品监督管理局提交体系核查资料;

  4.对于适用于同一医疗器械体系核查标准的产品,如无菌产品、植入性产品、体外诊断试剂等,注册申请人可合并申报体系核查资料;对于适用于不同医疗器械体系核查标准的产品,注册申请人应分别申报体系核查资料;

  5.对于体系核查资料需补充修改的,注册申请人应提交补充修改资料,资料补充时间不计算在体系核查工作时限内;

  6.注册申请人拟接受核查的生产地址应符合《北京市禁止违法建设若干规定》(北京市人民政府令第228号)的有关要求,不得设在居民住宅等不适合生产的场所;

  7.注册申请人应按照《医疗器械生产质量管理规范》和(或)相关产品附录的要求建立质量管理体系,已完成生产设备、生产工艺、洁净间等相关验证、确认工作,并有效运行;

  8.在体系核查现场,注册申请人还应提供全部产品注册申报资料,包括:

  (1)医疗器械(不包括体外诊断试剂):研究资料、注册检验报告、临床试验报告(如有)、医疗器械安全有效基本要求清单;

  (2)体外诊断试剂:主要生产工艺及反应体系的研究资料(第三类体外诊断试剂)注册检验报告、临床试验报告(如有)。

  一、申请与接收

  注册申请人登录北京市食品药品监督管理局企业服务平台进行网上填报,并按规定提交以下申报资料:

  (一)产品注册受理通知书复印件

  (二)注册申请人基本情况表(一式四份)

  1.申报体系核查产品名称应与注册受理通知书产品名称一致;

  2.包括对申报资料作出的承诺,并对资料作出如有虚假承担法律责任的承诺,包括以下内容:

  (1)所提交的申报资料清单;

  (2)注册申请人承担相应法律责任的承诺。

  (三)注册申请人组织机构图

  组织机构图应清晰准确,且与实际一致。

  (四)如拟注册产品的生产地址未在《医疗器械生产许可证》(含医疗器械生产产品登记表)或《医疗器械生产企业许可证》中,还应提交生产场地证明文件复印件,包括租赁协议、房产证明(或使用权证明)

  1.生产场地的证明文件中其规划用途或设计用途不应为“住宅”;

  2.租赁协议、房产证明(或使用权证明)应有效。

  (五)厂区位置路线图、总平面布置图、生产区域分布图

  1.厂区位置路线图应准确清晰;必要时,应予以文字说明;

  2.总平面布置图应准确清晰,总平面布置图至少应包括生产区域、检验区域、库房(如库房地址与生产地址不一致,应标明库房地址)等;

  3.生产车间布置图,应准确清晰,明确生产区域的划分。

  (六)对于生产环境有净化要求的,还应提供以下资料

  1.应当提供有资质的检测机构出具的洁净间环境检测报告(包括全部生产、检验用洁净间、洁净工作台等)复印件,空气洁净度级别指标应当符合医疗器械相关行业标准要求;

  2.洁净间布局图(一般包括更衣室、洁具间、人流和物流通道、水处理房、空气净化系统机房等)应标明人、物流向和空气洁净度级别等;还应提供空气净化系统的送风、回风、排风平面布置图。

  (七)产品生产工艺流程图,应标明主要控制点与项目及主要原材料、采购件的来源及质量控制方法

  1.产品工艺流程图应准确、清晰,能如实反映产品生产工艺流程,并标明主要控制项目和控制点,包括关键和特殊工序的设备、人员及工艺参数控制的说明;

  2.对于部分生产工序由其他生产企业完成的,应在流程图予以明确;

  3.应提供产品主要原材料、采购件的《采购清单》及《合格供方名录》,并说明质量控制方法。

  (八)主要生产设备和检验设备(包括进货检验、过程检验、出厂的最终检验相关设备;如需净化生产的,还应提供环境监测设备)目录

  1.应提供《生产设备清单》,并标明设备型号、数量及用途;

  2.应提供《检验设备清单》,并标明设备型号、数量及对应的检验项目。

  (九)质量管理体系自查报告(格式见模板,可链接下载)

  应结合本次体系核查申请填写,信息应真实;并承诺已完成核查前准备工作,包括体系试运行、软硬件验证和确认工作及人员培训工作等,承诺可随时接受体系核查。

  (十)拟注册产品技术要求复印件

  (十一)注册申请人资质复印件

  1.应提交《营业执照》副本、《医疗器械生产许可证》(含医疗器械生产产品登记表)或《医疗器械生产企业许可证》副本(如有);

  2.创新医疗器械的如委托其他企业生产的,应提供该企业《医疗器械生产许可证》(含医疗器械生产产品登记表)或《医疗器械生产企业许可证》副本;《医疗器械生产许可证》(含医疗器械生产产品登记表)或《医疗器械生产企业许可证》生产范围应涵盖拟注册产品。

  (十二)注册申请人申请属于国家总局批准的创新医疗器械的注册质量体系核查,还应提交《创新医疗器械特别审批申请审查通知单》,申请属于市局批准的创新医疗器械的注册质量体系核查,还应提交《北京市创新医疗器械审查意见通知单》

  (十三)注册申请人申请注册质量体系核查现场检查豁免或优化的,还应提交《生产质量管理规范现场检查优化覆盖申请》(格式见模板,可链接下载)

  (十四)有效版本的质量手册、程序文件

  质量手册、程序文件应为现行有效版本,且已涵盖最新的医疗器械法规、规章、规范性文件及拟注册产品质量体系运行等要求。

  (十五)如属于因产品注册许可事项变更申请的体系核查,还应提交《体系核查通知》和相关注册证明文件复印件,包括:《医疗器械注册证书》、《医疗器械注册登记表》和《医疗器械变更申请批件》(如有);体外诊断试剂产品应提交《医疗器械注册证书(体外诊断试剂)》、《医疗器械注册登记表(体外诊断试剂)》和《医疗器械变更申请批件(体外诊断试剂)》(如有)

  (十六)体系核查结论为“整改后复查”的,注册申请人应当在6个月内重新申报体系核查资料,同时还应递交前次《医疗器械注册质量管理体系核查结果通知》(以下简称《核查结果通知》)、复查申请、整改报告,整改报告应至少包括以下内容:

  1.前次体系核查的情况、主要问题和原因分析;

  2.整改的实施过程和完成情况。

  (十七)授权委托书

  凡注册申请人申报资料时,具体办理人员不是法定代表人或负责人本人,应当提交《授权委托书》。

  标准:

  1.申报资料应完整、清晰,要求签字的须签字,每份加盖注册申请人公章。使用A4纸打印或复印,装订成册;

  2.注册申请人填报的表格和编写的申报资料均应为A4规格纸张,政府及其他机构出具的文件原件按原尺寸提供;

  3.凡申报资料应提交复印件的,复印件应清晰,并应在复印件上注明日期,加盖注册申请人公章;

  4.申报资料左页边距一般应大于20mm(用于档案装订),每份资料需装订成册;

  5.申报资料中同一项目的填写应一致;

  6.对申报资料进行形式审查,保证申报资料的完整、清晰、准确和一致;

  7.申报资料真实性的自我保证声明应由法定代表人签字并加盖注册申请人公章。

  岗位责任人:北京市食品药品监督管理局政务服务中心接收人员

  岗位职责及权限:

  1.按照标准查验申报资料;

  2.对申报资料齐全、符合形式审查要求的,应及时接收,填写《接收材料凭证》,签字并注明日期,将《接收材料凭证》交与注册申请人;

  3.对注册申请人提交的申报资料不齐或者不符合形式审查要求的,办理人员当场一次告知注册申请人补正有关资料,不能当场补正的,告知注册申请人补齐有关资料后重新申请。

  期限:3个工作日(不计算在体系核查工作时限内)

  二、审查

  (一)资料审查

  标准:

  申报资料应符合法规规定。

  岗位责任人:市器审中心审查人员

  岗位职责及权限:

  1.按照标准对申报资料进行审查;

  2.对于申报资料符合要求的,提出同意的审查意见;

  3.对于申报资料不符合要求的,提出不同意的审查意见及理由;

  4.需补充修改资料的,经资料审查复审人员确认后,告知注册申请人一次补充修改资料意见,同时出具《补充修改材料通知书》;

  5.因注册申请人未能提交符合要求的体系核查资料,导致体系核查不能开展的,所延误的时间不计算在体系核查工作时限内。

  期限:17个工作日(不计算在体系核查工作时限内)

  (二)现场核查

  标准:

  1.依据《医疗器械生产质量管理规范》和(或)相关产品附录的要求组织对注册申请人进行体系现场核查,对于首次注册产品应同时对企业注册检验样品和临床试验用样品的真实性进行核查;

  2.现场核查中如发现注册申请人存在涉嫌违法违规、因注册申请人原因导致体系现场核查无法正常开展等情况的,检查组应当终止检查;

  3.对于部分生产工序由其他生产企业完成的,即注册申请人采购定制的零部件进行生产的,检查组可对零部件生产企业开展体系延伸检查;

  4.检查组对现场核查出具建议结论,建议结论分为“通过检查”、“整改后复查”、“未通过检查”;

  5.注册申请人应在30日内将体系存在的缺陷整改完毕,并提交证明性资料,符合要求的,核查结论为“通过核查”,不符合要求的,核查结论为“整改后复查”,整改时间不计算在体系核查工作时限内;

  6.整改后复查的,注册申请人应当在接到北京市食品药品监督管理局核查结论后6个月内一次性向北京市食品药品监督管理局提交复查申请及整改报告。未在规定期限内提交复查申请和整改报告的,以及整改复查后仍达不到“通过核查”要求的,核查结论为“整改后未通过核查”,整改后通过核查的,核查结论为“整改后通过核查”;

  7.将质量手册、程序文件于现场核查结束后一并退回注册申请人。

  岗位责任人:医疗器械生产质量管理规范检查员

  岗位职责及权限:

  1.对于申报资料符合要求且已收到《体系核查通知》的,启动体系现场核查;

  2.按照《医疗器械生产质量管理规范》和(或)相关产品附录的要求进行现场核查,如实记录现场核查的情况,填写《医疗器械质量管理体系核查记录表》、《医疗器械质量管理体系现场检查汇总表》等。在产品首次注册核查过程中,应当同时对注册检验样品和临床试验用样品的真实性进行核查。重点查阅设计和开发过程实施策划和控制的相关记录、用于样品生产的采购记录、生产记录、检验记录和留样观察记录等;

  3.对于优化注册质量体系核查现场检查的,应核实注册申请人提出优化条件的真实性,确认注册申请人总体情况和变化情况、质量体系运行和变化情况及申报产品的生产工艺、设施资源等;

  4.《医疗器械质量管理体系现场检查汇总表》应一式二份,检查人员签字后由注册申请人签署意见并加盖公章,一份交给注册申请人留存;

  5.现场核查符合标准的,提出同意的审查意见;

  6.现场核查不符合标准的,提出不同意的审查意见及理由。

  期限:20个工作日

  三、复核

  标准:

  1.审查流程、时限应符合程序规定;

  2.对资料审查意见和现场核查结果进行确认;

  3.对检查组提交的体系核查资料进行审核,提出核查结论,核查结论为“通过核查”、“整改后复查”、“未通过核查”;

  4.整改后复查的,核查结论为“整改后未通过核查”或“整改后通过核查”。

  岗位责任人:市器审中心复核人员

  岗位职责及权限:

  1.按照复核标准进行复审;

  2.申报资料和现场符合标准要求的,提出复核意见;

  3.不符合标准要求的,经与审查人员沟通情况、交换意见后,提出复核意见及理由。

  期限:5个工作日

  四、核准

  标准:

  1.审查流程、时限应符合程序规定;

  2.对复审意见进行确认,签发核准意见。

  岗位责任人:市器审中心主管主任

  岗位职责及权限:

  1.按照核准标准进行核准;

  2.同意复核人员意见的,出具核准意见;

  3.不同意复核人员意见的,与复核人员交换意见后,出具核准意见及理由。

  期限:5个工作日

  五、送达

  标准:

  1.通知注册申请人办理结果,凭《接收材料凭证》发放《核查结果通知》;

  2.送达人员在《送达回执》上签字、日期准确、无误。

  岗位责任人:北京市食品药品监督管理局政务服务中心送达人员

  岗位职责及权限:

  通知注册申请人办理结果,凭《接收材料凭证》领取《核查结果通知》,在《送达回执》上签字,注明日期。

  期限:10个工作日(为送达期限)


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